Wat is een beveiligde e-mail oplossing die ook voldoet aan de AVG?

Wat is een goede email oplossing die voldoet aan de AVG?

Laatst werd me gevraagd of ik advies kon geven over email die binnen de AVG regel- en wetgeving valt. Beveiligde email kan op verschillende manieren ingevuld worden. Je hebt e-mail applicaties om veilig persoonsgegevens te versturen. En systemen die e-mail filteren voordat ze de inbox inkomen. Hieronder worden een aantal van deze opties beschreven op volgorde van mijn voorkeur.

Gmail Confidential Mode

Gmail is de email applicatie van Google en kan gebruikt worden door iedereen. Je kan je simpel aanmelden voor een gratis account. Dit account is niet 100% AVG goedgekeurd. Het is onduidelijk waar de data wordt geplaatst. Bovendien biedt Google adverteerders de mogelijkheid om advertenties te plaatsen naast gerelateerde berichten. Dit maakt het privacy gevoel niet beter. Aan de andere kant is de boodschap duidelijk. De tool, Gmail, is gratis, dus jij als gebruiker bent het product.

Naast het gratis versie, bestaat er ook de bedrijfsversie van Gmail. De bedrijfsversie van Gmail wordt aangeboden met het, Gsuite of sinds kort, Google Workspace, pakket. Google Workspace voldoet aan de eisen van de AVG en andere Europese privacywet- en regelgeving.

Google Workspace biedt de gebruiker de mogelijkheid om Confidential Mode in te stellen binnen de admin tool.Eenmaal ingesteld, dan heb je binnen Gmail de mogelijkheid om email te versturen in Confidential Mode.

Hoe werkt dat ‘beveiligde e-mail’?

Selecteren ‘Confidential Mode’

In Gmail werkt het eigenlijk vrij simpel. Je opent een nieuwe email om te versturen.

Onderin de nieuwe e-mail hebt je een aantal opties, zoals tekst aanpassingen, bestand bijvoegen, een link toevoegen, maar ook de versturen van een beveiligde e-mail. Het is dit icoon:

Confidential Mode

Als je door op klikt voor het versturen van de e-mail, dan krijg je een volgend scherm te zien. Op dit scherm heb je een aantal keuzes:

• Je kan de afloop tijd instellen op 1 Dag, 1 Week, 1 Jaar, 3 Jaar of 5 Jaar.
• Je kan instellen of de email een SMS bericht nodig heeft, met een specifieke code om het bericht te lezen.

Na het instellen van deze keuzes kan de e-mail verstuurd worden.

Wat ziet de ontvanger van beveiligde e-mails?

Als je vervolgens op de ‘View the email’ klikt, dan krijg je het volgende scherm te zien.

Het scherm laat de inhoud van de e-mail zien. Het mooie van deze oplossing is dat de ontvanger het bericht niet kan doorsturen, kopieren op printen. De ontvanger kan alleen een schermafdruk maken. Na verloop van tijd verloopt de toegang tot het bericht en is het bericht niet meer te lezen.

De bovenstaande oplossing is een goede oplossing om e-mails op een beveiligde en gecontroleerde manier te versturen.

Hey beveiligde e-mail

Een andere mogelijk van beveiligde e-mail is het gebruik van een e-mail adres op je website. JE wilt dat dit e-mail adres veilig is en niet gebruikt wordt om spam mee te versturen of te ontvangen. Een goede en populaire oplossing is hey.com, van de makers van Basecamp. Alhoewel de data in Amerika wordt geplaatst, vind ik persoonlijk dat dit de beste privacy bestendige email applicatie is. Zoals zij zelf zeggen, als je een Amerikaans bedrijf bent en je plaatst je data op een Europese Cloud server, van bijvoorbeeld Amazon of Google, staat je dat dan in Europa of in Amerika omdat je Amerikaans bent?

Hey werkt met ‘White Listing’, dit is een specifieke manier van aanmelden. Voordat de e-mail in je inbox komt, heeft de afzender van de e-mail een eenmalige toestemming nodig om de e-mail daadwerkelijk te kunnen zien.

Bij elk nieuw e-mail adres, kan je aangeven of dit adres een e-mail naar je mag sturen. BEsef wat dit inhoudt voor je e-mail inbox…. Altijd nette en schone e-mails.

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor beveiligde e-mail. Neem dan contact op met ons.